Posted by 회의(Meeting)
會 모일 회
議 의논할 의
모여서(會) 의논함(議).일정한 형식 ·규칙을 준수하면서 개별 의제를 다수결원리하에 능률적으로 결정해 나가는 진행 절차를 말하며, 또는 이러한 종류의 모임을 계속적으로 가지는 기관을 가리키는 경우도 있다.
모든 구성원의 참여를 요건으로 하며 의견과 정보교환을 통하여 최선의 시책을 강구하는 것이므로 의견발표나 상사의 명령, 정보전달을 목적으로 소집된 것은 회의라 하지 않는다. 인간이 집단생활을 시작했을 때부터 발생하여 집단이, 특히 그 노동에 있어서 통일행동이 요구되면서 회의형식이 생겨났다.
한편 경영학에서는, 조직을 형성하는 기관 중에서 복수인에 의하여 구성되어 회의형식에 따라 의사결정 또는 의사소통을 하는 것을 회의체라고 한다.
좁은 뜻으로는 조직상 명확하게 기능 ·책임 ·권한이 부여되어 영속적으로 운영되는 의사결정기관을 가리키나, 넓은 뜻으로는 필요에 따라 비공식으로 개최되며, 특정의 책임 ·권한이 명시되어 있는 비공식적 의사소통기관까지도 포함시킨다.
두산백과
회의는 프로젝트를 진행하거나 창의적인 아이디어를 생각해 내는데 좋은 방법이 될 수 있다.
애플 공동 창업자 스티브 잡스는 효율적인 회의를 위해 많은 노력을 하였는데 스티브 잡스의 회의 3원칙으로 우리 회의문화를 생각해 보고자 한다.
3S Meeting Rule
Steve Jobs
- Small List
참석자를 제한한다. [3~5명이 이상적]
참석자가 너무 많으면 회의는 종종 비생산적으로 끝나곤 한다. 더 많은 사람들이 방해되고, 오해의 가능성 또한 크다는 것을 의미한다.- Short Agenda
의제를 줄인다. [최대 3개의 안건]
많은 의제는 개인의 생각의 시간을 줄이게 된다. 그만큼 집중하기 힘들고 즉흥적인 대화가 오고 갈 가능성이 크게 된다.- Short Length
짧은 회의. [30분 이내]
사람이 집중할 수 있는 시간은 길지 않다. 학교에서 수업시간이 정해져 있는 이유이다. 그만큼 집중해서 토론 할 수 있는 시간내로 진행하도록 해야 한다.
마침 어제 Weekly 파트 회의가 있었으며, 이를 토대로 생각해봤다.
참석자는 리더, 부리더 2명, 파트원 3명으로 총 5명이 회의를 진행하였다.
의제는 총 4건이었으나, 간단히 보고하면 되는 것이 2건으로 2건에 대한 안건이 집중 논의 되었다.
2건의 안건을 논의 하는데 걸린 시간은 약 1.3시간이 소요 되었다.
이를 토대로 봤을 때 회의 시간이 길었으나, 참석자와 의제의 숫자는 적당했다.
회의에 사용한 시간을 생각해 보면,
- Issue에 대한 공감을 하고 평가 현황을 듣는데 약 40%의 시간을 사용 했고,
- Issue를 추가로 분석하기 위한 방법을 논의 하는데 약 30%의 시간을 사용 했으며,
- 업무 우선순위, 추가로 고려할 부분 그리고 타파트와 협업을 위한 내용을 논의하는데 약 30%의 시간을 사용하였다.
다시 생각해보니 시간이 다소 길었지만 효율적인 회의를 진행했던 것 같다.
좀 더 효율적인 회의를 위해서는 공유하고자 하는 Issue를 명확하게 정리하여 공유 한다면 더 좋을 것 같다.
어제 회의에서는 Issue에 대한 이야기를 두서 없이 하다 보니 원인을 파악이 어려운 경향이 있었다.
회의 안건의 내용을 간단히 보고 들어오는 것도 회의에 집중하는데 도움이 되는 것 같다.